Vijf stappen die wij bij ons eigen installatiebedrijf hebben gezet, van de eerste automatische bevestiging tot een offerte die de klant online tekent. Met de cijfers van dertig dagen.
Door Bart van der Ark, oprichter DigitaleWeg · bijgewerkt 30-10-2026
Laat elke aanvraag op één plek binnenkomen (website, mail, WhatsApp), stuur direct een automatische bevestiging met wat er gaat gebeuren, laat een inhoudelijk antwoord en een offerte klaarzetten vanuit een vaste prijslijst en keur die zelf goed met één handeling. Laat daarna herinneringen en de opvolging van de factuur automatisch lopen. Bij ons servicebedrijf met eigen monteurs levert dat 813 bevestigde en opgepakte aanvragen en 569 offertes in dertig dagen op, zonder extra kantoorpersoneel (gemeten 30 oktober 2026).
De meeste gemiste aanvragen worden niet gemist omdat niemand wilde antwoorden, maar omdat de aanvraag in een andere app zat. Een mail op de telefoon, een appje op een privénummer, een formulier dat naar een oud adres stuurt. De eerste stap is daarom saai maar beslissend: alles wat binnenkomt, komt op één plek terecht, met een dossiernummer.
Bij ons servicebedrijf is dat een dashboard waarin website, mail en WhatsApp samenkomen. Elke aanvraag krijgt een nummer, een status en een eigenaar. Wie het nummer kent, vindt alles terug: het bericht, de foto's, het antwoord en de offerte.
Een klant die om 21.30 uur een aanvraag stuurt, wil om 21.31 uur weten of het is aangekomen. Een automatische bevestiging met het dossiernummer, wat er gaat gebeuren en wanneer, haalt de spanning eruit. Hij gaat dan niet meteen door naar het volgende bedrijf.
In dertig dagen gingen bij ons servicebedrijf met eigen monteurs 540 van die bevestigingen uit, allemaal zonder dat iemand ernaar keek (gemeten 30 oktober 2026). Dat is het makkelijkste uur dat je ooit terugverdient.
Het inhoudelijke antwoord is waar de meeste bedrijven stranden. Je moet even nadenken, iets opzoeken, de prijs weten. Daarom blijft het liggen. De oplossing is een vaste prijslijst: per dienst een prijs of een vanaf-prijs en wat erbij zit.
Met die lijst kan software het antwoord klaarzetten: de juiste dienst, de juiste prijs, in jouw woorden. Jij leest het na en verstuurt het, of je laat eenvoudige antwoorden vanzelf gaan. Bij ons servicebedrijf gingen zo 480 inhoudelijke antwoorden uit in dertig dagen.
Een offerte als pdf in de mail is een dood document. Niemand weet of hij geopend is. Een online offerte met een akkoordknop wel: je ziet wanneer hij bekeken is, de klant tekent op zijn telefoon en het akkoord landt rechtstreeks in je planning.
Van de 569 offertes die ons installatiebedrijf in dertig dagen maakte, kwamen er 464 rechtstreeks uit een aanvraag: het dossier, het antwoord en de offerte horen bij elkaar. Herinneringen aan een onbeantwoorde offerte gaan automatisch, op een vast ritme.
Na het akkoord stopt het niet. De klant krijgt de dag ervoor een berichtje met tijd en naam. Na de klus volgt de factuur, en over de termijn een nette herinnering. Daarna een vraag om een Google-review. Elk van die stappen kost een mens vijf minuten; samen zijn het uren per week.
Al deze stappen doet de Digitale Collega voor je. Je begint met een gratis gebouwde website; de Digitale Collega komt daarna, met een prijs op maat. We werken met maximaal zes bedrijven tegelijk, omdat we elke inrichting zelf doen. De tellingen hierboven staan met bron op de cijferpagina.
Een automatische bevestiging kan in de meeste mailprogramma's. Maar zodra je WhatsApp en een formulier erbij hebt, mis je overzicht. Eén plek met dossiernummers is wat het verschil maakt.
De automatische bevestiging binnen een minuut. Het inhoudelijke antwoord het liefst binnen een werkdag. Wie het eerst inhoudelijk antwoordt, krijgt meestal de klus.
Dan zet de software hem apart met een samenvatting en vraagt hij jou om een prijs. Hij gokt niet.
Bij ons servicebedrijf met eigen monteurs gaan per dertig dagen honderden bevestigingen, antwoorden, offertes en herinneringen automatisch de deur uit. We meten sinds 30 oktober 2026 dagelijks hoeveel; de cijfers staan op de cijferpagina.
Juist. Een eenmanszaak heeft geen kantoor. De Digitale Collega is dat kantoor, voor een vast bedrag per maand.
Je begint met een gratis gebouwde website. Bevalt hij, dan gaat hij live voor 45 euro per maand. Daarna bespreken we de Digitale Collega. We werken met maximaal zes bedrijven tegelijk.
Reserveer je plek